Con l’approvazione del D.Lgs. 24/2023 (attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio europeo, del 23 ottobre 2019) tutti gli enti che adottano il Modello Organizzativo 231, quelli con più di 50 dipendenti - inclusi i soggetti del settore pubblico e privato - e quelli attivi in settori specifici come ad esempio i servizi finanziari, devono implementare un canale interno per la gestione delle segnalazioni di illeciti aziendali (Whistleblowing).
L’Istituto di Ricerche Farmacologiche Mario Negri IRCCS si è dotato di una piattaforma informatica per permettere l’invio di segnalazioni su violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Istituto, garantendo contestualmente misure di riservatezza e tutela nei confronti di chi effettua la segnalazione, ai fini di escludere eventuali condotte ritorsive.
Le segnalazioni sono ricevute da un “Gestore delle segnalazioni”, appositamente incaricato e formato. L’Istituto ha affidato la funzione di Gestore al Responsabile del Sistema Qualità dell’Istituto e Responsabile della Segreteria dell’Organismo di Vigilanza. Al fine di evitare il verificarsi di potenziali situazioni di conflitto di interessi che potrebbero sussistere nel caso in cui il Gestore coincida con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla segnalazione, l’Istituto ha previsto l’intervento di un altro soggetto che deve operare a garanzia che la segnalazione venga efficacemente gestita. Il soggetto di supporto al Gestore è stato individuato nella funzione del Responsabile dell’Ufficio del Personale.
Possono effettuare le segnalazioni:
- membri degli organi istituzionali;
- dipendenti a tempo determinato o indeterminato;
- tirocinanti, stagisti e volontari;
- consulenti e collaboratori;
- fornitori;
- ex dipendenti ovvero ex collaboratori, ove le informazioni sulle violazioni che intendono segnalare siano state acquisite durante il rapporto di lavoro e/o di collaborazione.
Possono effettuare le segnalazioni:
- membri degli organi istituzionali;
- dipendenti a tempo determinato o indeterminato;
- tirocinanti, stagisti e volontari;
- consulenti e collaboratori;
- fornitori;
- ex dipendenti ovvero ex collaboratori, ove le informazioni sulle violazioni che intendono segnalare siano state acquisite durante il rapporto di lavoro e/o di collaborazione.
A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere oggetto di segnalazione:
- fatti che possono integrare i reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001;
- conflitti di interesse non dichiarati che possano cagionare danno all’Istituto (Codice di Condotta per l’Integrità della Ricerca);
- violazioni dei principi etici dell’Istituto (Carta dei Valori e Codice Etico);- irregolarità negli adempimenti contabili-amministrativi o fiscali;
- comportamenti che possano ledere la salute o la sicurezza del personale dell’Istituto;
- tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Sono escluse dall’applicazione del D.Lgs. 24/2023, le segnalazioni riguardanti contestazioni e rivendicazioni di carattere personale, in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’Istituto. A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere: vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi e conflitti interpersonali tra il segnalante e un altro lavoratore.
L’Istituto mette a disposizione una piattaforma informatica dedicata alle segnalazioni Whistleblowing.
Tramite la piattaforma è possibile effettuare la segnalazione in forma “testuale” e “audio”. In qualsiasi caso le informazioni oggetto di segnalazione, compresa l’identità del segnalante, sono trattate nel rispetto della normativa e dei regolamenti applicabili. I dati raccolti sono conservati in modo sicuro, sono accessibili solo alla persona deputata alla gestione della segnalazione e sono trattati solo per scopi riconducibili ad essa.
In nessun caso le segnalazioni inviate attraverso la piattaforma possono essere cancellate, ai fini di garantire al segnalante che la comunicazione inviata verrà gestita conformemente alla normativa.
Le istruzioni di utilizzo della piattaforma Whistleblowing sono contenute nella “Guida per l’utente segnalatore”, consultabile nell’applicativo stesso e disponibile anche nella intranet dell’Istituto. In alternativa alla piattaforma, il segnalante può inviare una mail al Gestore delle segnalazioni per richiedere un incontro diretto presso l’Istituto, nel rispetto della massima discrezionalità.
Al termine della segnalazione il sistema fornisce delle credenziali di accesso unico, che è essenziale salvare e conservare con cura, in quanto, in caso di smarrimento, le stesse non possono essere recuperate o duplicate in alcun modo. Infatti solo queste credenziali permettono al segnalante di accedere successivamente alla segnalazione e visualizzarne lo stato.
Le informazioni e i dati personali comunicati con le segnalazioni sono trattati nel rispetto del Regolamento GDPR 2016/679/UE, come da informativa disponibile al link http://www.marionegri.it/media/privacy/Informativa_privacy_trattamento_dati_Whistleblowing.pdf
L’attività di gestione delle segnalazioni è descritta nella procedura "Whistleblowing" (scarica qui).
Si ricorda che:
- per le informazioni periodiche e ad hoc, prescritte dal Modello 231 adottato dall’Istituto, da indirizzare all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza dell’Istituto, il canale da utilizzarsi è odv@marionegri.it;
- per questioni attinenti il rapporto lavorativo per comunicazioni e reclami personali, rivolgersi all’Ufficio del Personale (personale@marionegri.it).
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